Tipp zur Selbstführung 3. Quartal 2020:

Die zehn besten Tipps für fokussiertes Arbeiten

Fragt man Arbeitnehmer, dann mögen die meisten Freiheit, Vertrauen, Spielräume und in Ruhe gelassen zu werden. Und Selbstständige haben ja per Definition niemanden außer sich selbst, der ihnen etwas vorschreibt. Aber können wir mit der Freiheit auch umgehen? Die durch Corona „erzwungene“ Zeit im Home-Office hat vielen ehrlich den Spiegel vorgehalten: So einfach ist es oft gar nicht, „an der langen Leine“ zu arbeiten und sich selbst diszipliniert zu managen.

Wer sich immer wieder verzettelt, wer immer wieder von Störungen von eigentlichen Vorhaben ablelenkt wird, wer ”vor lauten lauter” nicht zu seinen Hauptaufgaben kommt, der kann einmal aus dieser Top-10-Liste Maßnahmen zum fokussierten Arbeiten ausprobieren:

1. Legen Sie sich (am besten am Vorabend) einen Tagesplan mit den allerwichtigsten Aufgaben an. Bitte verplanen Sie nur maximal zwei Drittel der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit.
2. Beginnen Sie Ihre tägliche Arbeitszeit NICHT mit Mails. Arbeiten Sie die erste Stunde jedes Arbeitstages vielmehr konzentriert und ungestört an einer ihrer wichtigsten Aufgaben.
3. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach ”dringend” und ”wichtig”. Erste Priorität haben die Aufgaben ”wichtig und dringend” sowie ”wichtig und nicht dringend”. Vor allem die Aufgaben ”(pseudo)dringend und nicht wichtig” sollten Sie beherzt runterpriorisieren oder ganz liegenlassen. Mut zur Lücke!
4. Schaffen Sie sich Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit: Benachrichtigungstöne und -Popups für Mails ausschalten, Telefon stumm/auf Mailbox/zu jemand anderem schalten usw.
5. Checken Sie nur drei- bis maximal viermal am Tag Ihre Mails und legen Sie gleich daran anschließend kurze Bearbeitungsintervalle für das Allerwichtigste. Der Rest kommt auf Wiedervorlage, wird delegiert oder ganz ignoriert (siehe Punkt 3).
6. Falls Sie mit anderen in einem Büro sitzen bzw. im Home-Office keinen separaten Arbeitsraum haben: Vereinbaren Sie ein Symol, dass Sie ungestört sein und nicht angesprochen werden wollen. Beispiel: Ein Tischaufsteller mit einer roten Fahne auf Ihrem Arbeitstisch.
7. Besorgen Sie sich Noise-Cancelling-Kopfhörer und setzen Sie sie auf. Die Kopfhörer können auch Ihr Symbol für die ”Bitte nicht stören”-Phasen von Punkt 6 sein.
8. Sagen Sie respektvoll, aber konsequent Nein, wenn jemand ”nur mal eine Minute” etwas von Ihnen will - egal ob im Büro oder Home-Office.
9. Begrenzen Sie radikal und ohne schlechtes Gewissen Ihre Präsenz in Meetings (egal ob physisch oder per Video). Teilnahme nur noch, wenn Moderator eine Tagesordnung mit genauen Terminslots erstellt und Sie sehen können, wann genau die für Sie relevanten TOPs stattfinden.
10. Finger weg vom Multitasking, denn das ist ungesund und leistungssenkend: „Wir Menschen müssen simplifizieren, sonst werden wir verrückt.“ (Lothar Seiwert). Eine spezielle Übung für Singetasking:

• still stehen oder sitzen, wo man gerade ist
• gezielt den Atem ruhiger werden lassen; wenn möglich kurz die Augen schließen
• für einen Moment sich vorstellen, Sie könnten die Zeit einfrieren („Standbild“)
• stellen Sie sich die Frage „Was ist genau JETZT?“
• und dann wählen Sie:
• JETZT schreibe ich konzentriert diese Mail zu Ende. (und telefoniere nicht gleichzeitig oder antworte dem Kollegen im Türrahmen)
• JETZT nehme ich wach an diesem Meeting teil. (und checke nicht ständig parallel meine Mails auf dem Smartphone)
• JETZT trinke ich einen Kaffee und plaudere mit Kollegen. (und lasse das Handy einfach klingeln)
• und dann entscheiden Sie: „Was kommt JETZT als Nächstes?“ …

© Beratung & Coaching für zukunftsfähige Führung Dr. phil. Nicole Strauss - www. nicole-strauss.com