Tipp zur Mitarbeiterführung 4. Quartal 2021

Mach es doch, wo du willst!

So führen Sie Ihr Team erfolgreich in die hybride Zusammenarbeit

Nach Monaten im Homeoffice kehren immer mehr Beschäftigte ganz oder teilweise an ihre regulären Arbeitsplätze zurück – entweder weil sie es wollen oder weil der Arbeitgeber sie zurückruft. Vor allem diejenigen Unternehmen, die wegen Fachkräftemangels um Mitarbeitende werben müssen, ermöglichen dabei die flexible Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort. Damit in solchen hybriden Teams nicht das Chaos ausbricht, müssen Führungskräfte für Struktur sorgen. Die folgende Checkliste hilft dabei:

Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Regeln

• Sind bei allen Mitarbeitenden Arbeitszeiten und -umfänge klar im Arbeitsvertrag geregelt?
• Gibt es eine aussagekräftige Betriebsvereinbarung zu mobilem Arbeiten (Homeoffice)?
• Werden das Arbeitszeitgesetz und seine Begrenzungen der Arbeitszeit geachtet? Ebenso die Ruheregeln?
• Gibt es einen funktionierenden elektronischen Gruppenkalender, in den jeder verbindlich und für alle sichtbar Arbeitszeit und -ort einträgt?
• Nutzen alle die Funktion in Kalender und anderen Apps, Zeiten des Arbeitstages mit „verfügbar“, „bitte nicht stören“, „abwesend“ usw. zu kennzeichnen?
• Werden auch private Termine in den elektronischen Gruppenkalender eingetragen?
• Hat sich das Team mit der Führungskraft darüber verständigt, wann wer im Homeoffice bzw. im Büro ist? Mit wie viel Vorlauf wird dies verbindlich angekündigt?
• Macht es Sinn, die Anzahl der Homeoffice-Tage zu limitieren und/oder mindestens einen Tag der Woche als Präsenztag für alle zu vereinbaren?
• Gibt es gemeinsame Kern-Arbeitszeiten, zu denen alle erreichbar sind?
• Melden sich Home- und Remote-Worker zu Beginn und Ende von Arbeitstag bzw. längeren Pausen per Mail oder Messanger an und ab?
• Welche Reaktionszeiten sagt sich das Team zu - etwa für einen Rückruf oder die Antwort auf eine Kollegen-Mail?
• Welche Themen/Projekte/Anlässe werden im Team unbedingt direkt an einem Tisch besprochen und nicht am Telefon oder per Video (etwa kritische Rückmeldungen)?
• Gibt es eine Teamkultur, in der Nicht-Erreichbarkeit und Neinsagen erlaubt sind, um Überforderung und Work-Life-Blending zu vermeiden?

Technik und Infrastruktur

• Haben alle Teammitglieder im Büro einen voll ausgebauten digitalen Arbeitsplatz?
• Verfügen die Mitarbeitenden im Homeoffice über Hard- und Software, die ihnen vollumfängliches Arbeiten von zu Hause ermöglicht?
• Haben Home-Worker eine (ausreichend leistungsfähige) Internetleitung, die schnelle und qualitätvolle digitale Interaktion ermöglicht?
• Bietet das Unternehmen ein sicheres, schnelles und stabiles Einloggen in die Firmen-IT an?
• Haben die Homeoffice- bzw. Remote-Beschäftigten ausreichende Anwender-Kenntnisse und bewegen sie sich weitgehend autark in den IT-Anwendungen und -Apps des Unternehmens?
• Haben Home-Worker Festnetztelefonie mit Freisprechfunktion in guter akustischer Qualität und ein Qualitäts-Headset? Ist das Büro-Festnetz umleitbar auf das Homeoffice-Festnetz sowie die Mobilfunknummer?
• Verfügt das Team über die empfehlenswerte Ausstattung mit Apps? Dazu gehören asynchrone Apps wie E-Mail, Cloudserver und Projektmanagement-Software sowie synchrone Apps wie Videokonferenzen und Collaboration Tools.

Kommunikation, Informationsfluss und Transparenz

• Gilt für die Informationsverteilung im Team das Motto „anywhere and anytime“? Das heißt: Informationen stehen immer dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden …
• Oder gibt es Informationssilos oder taktischen Spielchen wie Herrschaftswissen, Irreführung usw.?
• Hat das Team gemeinsam vereinbarte Regeln für Dateibenennung, Dateiablage bzw. Speicherort, Laufwerks- bzw. Cloudstruktur, Archivierung, Versionierung und Aktualisierung von Dokumenten, Format- und Layout-Vorlagen, Templates, Sprachregelungen?
• Gibt es Absprachen darüber, wer welche Informationen aktiv distribuiert (Bringschuld) und wer sich welche Informationen eigenverantwortlich besorgt (Holschuld)?
• Gibt es klare Absprachen und Qualitätsregeln für den Einsatz von E-Mails?
• Hat das Team eine Übereinkunft, was passiert, wenn nach einer gewissen Anzahl an Ping-Pong-Mails ein Sachverhalt noch ungeklärt ist und sich auch schon eine emotionale Aufladung erkennen lässt?
• Kommt das Team einmal wöchentliche zu einer (idealerweise Präsenz)Jourfix zusammen?
• Setzen Sie „Dailys“ (kurze tägliche Rücksprache im Team: Was steht an, was erledige ich heute, was brauche ich von wem, was liefere ich an wen …?) ein?
• Geht das Team professionell mit Videokonferenzen um (z.B. maximale Zahl der Teilnehmer begrenzen; pünktlich beginnen und nach vereinbarter Zeit enden; Redebeträge anmelden; „camera on“; Moderation usw.)?
• Wie laufen Informations- und Wissensaustausch innerhalb des Teams?
• Wer ist im Team Experte für was? Gibt es ein Verzeichnis à la „Gelbe Seiten“, in dem Expertise, Spezialisierung, Fortbildung, Lizenzierung, Berechtigung der Teammitglieder transparent gemacht wird?
• Wer arbeitet im Team an welchen Aufgaben und in welchen Projekten?
• Wer vertritt im Team wen? Wer kann für wen entscheiden, unterschreiben, freigeben usw.?
• Gibt es FAQ-Listen? Gibt es ein Wiki? Werden „lessons learned“ verschriftlicht?
• Wie fließen Informationen aus dem Team heraus ins Unternehmen (Nachbarteams, in die Hierarchie)? Und wie kommen Informationen umgekehrt ins Team hinein?
• Wie wird gewährleistet, dass Teammitglieder, die etwas neu gelernt haben (z. B. auf einer Fortbildung), ihre Kolleginnen und Kollegen „aufschlauen“?

Ziele, Vereinbarungen, Feedback

• Sind mit jedem Beschäftigten sind Stellenzuschnitt, Arbeitsaufgaben, Zuständigkeiten, Ziele, Erwartungen, Rechte und Pflichten eindeutig und unmissverständlich geklärt?
• Wird regelmäßig im Sinne einer „Zweibahnstraße“ geprüft, ob Chefin und Mitarbeiter ein gemeinsames Verständnis zu Quantität und Qualität der Arbeit haben?
• Ist nachvollziehbar und verbindlich besprochen, dass Dienstreisen, Homeoffice und vielfältige Teilzeitmodelle nicht zulasten des Arbeitsergebnisses gehen?
• Delegiert die Führungskraft professionell und gibt Vertrauensvorschuss je nach Reifegrad und Motivation des Mitarbeitenden bzw. je nach Bedeutung und Management-Awareness der Aufgabe?
• Werden Lob und kritisches Feedback zwischen Führungskraft und Team sowie innerhalb des Teams oft genug eingesetzt?

Atmosphäre und Konflikte

• Bemühen sich alle Teammitglieder und die Führungskraft um sachlich-professionelle Kommunikation?
• Wird schwierigen, empfindlichen und argwöhnischen Teammitgliedern (Typus „Diva“, „Mimose“, „beleidigte Leberwurst“, „Opfer“, „Verschwörungstheoretiker“ usw.) klar genug ein Stoppsignal gesetzt?
• Wird in der Schrift-Kommunikation (Mail etc.) strikt auf Ironie verzichtet?
• Hat die Führungskraft ausreichend feine kommunikative Antennen und vermeidet Informationsgefälle, Zuruf-Führung, Herrschaftswissen usw.?
• Arbeitet das Team an einer Kultur des Vertrauens, die sich durch Wohlwollen, Verlässlichkeit, Qualität, Anstand und Ehrlichkeit auszeichnet?
• Hält das Team regelmäßig Retrospektiven ab (Meetings, in denen ausschließlich das Teamklima, die kollegiale Zusammenarbeit, Konflikte und Spannungen, zwischen-menschliche Themen etc. geht)?
• Geht die Führungskraft feinfühlig und konsequent gegen Tratsch und Gerüchte, undifferenzierte Pauschalkritik, Unterstellungen und Mobbing vor?
• Gibt es regelmäßige Gelegenheiten zu Teambuilding und Förderung eines Teamspirits – virtuell oder besser noch präsent?
• Hat das Team eine Fehlerkultur, in der man z.B. auf FuckUp-Meetings von Misserfolgen sprechen und voneinander lernen kann?
• Setzt die Führungskraft Konflikte beherzt auf die Tagesordnung und spricht mit den Beteiligten, um eine Lösung auszuhandeln?