Tipp zur Mitarbeiterführung 2. Quartal 2018:

So führen Sie virtuelle Teams erfolgreich

Sie führen ein Team doch fühlen sich manchmal wie die Direktorin eines Flohzirkus? Manche sind im Büro, andere im Home Office oder auf Dienstreise. Vielleicht haben einige Ihrer Teammitglieder ihren Arbeitsplatz sogar dauerhaft an einem anderen Standort und womöglich in einer anderen Zeitzone. Mit diesen fünf organisatorischen Tipps bringen Sie Ordnung in die Vielfalt der schönen neuen Arbeitswelt:

1. Ordnung muss sein: Verteilte, distributed, virtuelle Teams – egal, wie man sie nennt, sie brauchen Ordnung und Regeln. Beispiele: Alle kommunizieren über dieselben Tools, alle beachten die geltenden Regeln zur Dokumentation und Dateiablage, alle pflegen stundenaktuell den elektronischen Kalender und erteilen nötige Freigaben, alle halten sich an die definierte „overlapping time“ (Zeit, in der alle erreichbar sind), alle beachten die Regeln zu Erreichbarkeit und Reaktionszeiten (vor allem relevant im Home Office). Die Führungskraft muss all dies konsequent nachhalten, sonst versinkt das Team in Frust und Konflikten.
2. Technik macht’s möglich: Verteilte Teams brauchen den neuesten Stand der Technik, z. B. schnelles Internet, Chats, Messengerdienst, Telefonkonferenz, Videoschalte, Collaboration Tools, Cloud usw.
3. Regelkommunikation: Achten Sie - in Anlehnung an das agile Scrum-Framework – auf regelmäßige Formate für Austausch und Planung. Eine tägliche Steh-Konferenz (die Externen sind per Telefon/Video zugeschaltet) sollte Pflicht sein – auch für Sie, egal wie vielbeschäftigt Sie sind! Wer ausnahmsweise (!) nicht teilnehmen kann, postet einen „Daily Check-In“ mit kurzer Info über seine heutigen Aufgaben und Termine. Terminieren und moderieren Sie außerdem wiederkehrende Termine für arbeitsbezogene Themen (Review) und die Klärung zwischenmenschlicher Themen (Retrospective).
4. Zeit zu zweit: Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Ihrer Mitarbeitenden mindestens einmal im Monat persönlich sehen und ein wechselseitiges Feedbackgespräch führen. Bei Mitarbeitern im Ausland sollte wenigstens einmal im Quartal ein echtes Treffen stattfinden. Manche Informationen liest man eben nur in den Augen ab …
5. Teambuilding: Mindestens zweimal jährlich, besser noch quartalsweise, sollten Sie alle zum Teambuilding einladen – physisch, echt! An einem Tag, der für alle passt und mit langem Vorlauf in die Kalender eingetragen werden sollte, können beispielsweise Vormittags strategisch-perspektivische Fragen besprochen und Nachmittags soziale Kontakte gepflegt werden.

© Beratung & Coaching für zukunftsfähige Führung Dr. phil. Nicole Strauss -  www. nicole-strauss.com